Damjanovich Nebojsa

Nyomtatás

Online sajtószoba alapvető elemei 1. rész
Online pr

"Az internet elterjedésével egyidejűleg felgyorsult információáramlás természetesen jelentős változásokat idézet elő a média világában is: az online médiumok megjelenésével hihetetlenül kiéleződött a verseny a médiapiacon. A korábbi alaptézis - információ a hatalom - helyett ma már inkább úgy mondanánk - időben megszerzett információ a hatalom!" - Dr. Nagy Bálint, A Matáv Sajtószoba (Business Class 2003/2)

Mint minden más üzleti szereplő manapság, a sajtó is betegre dolgozza magát, munkaerőhiánnyal küzd és még határidőket is be kell tartania. Igyekeznek gyorsabban dolgozni és néha kénytelenek "meghúzni" az anyagot csak, hogy időben leadhassák a cikket.

Amikor azonban információ után kutatnak és megkeresnek egy vállalatot, akkor egyértelmű, hogy az e-mailjükre vagy a telefonos megkeresésükre azonnal válaszolni kell. Később napközben vagy másnap lehet hogy túl késő lesz. Egészen nyugodtak lehetünk abban, hogy amikor a sajtóképviselő üzenetet hagyott nekünk és nem tudott elérni, azonnal a versenytársat fogja hívni. A folyamatos határidő-nyomás alatt a sajtóképviselők gyors információkra van szükségük.

Mielőtt az újságíró felhívná a vállalat médiaképviselőjét nagy esély van rá, hogy először a vállalati website-ot fogja ellenőrizni. Az egyik online kommunikációs csatorna, mely előzetes információkkal fog szolgálni, a sajtószoba. A Nielsen Norman Group (nngroup.com) sajtószoba használhatósági tanulmánya azt bizonyítja, hogy az újságírók a következő információk után fognak kutatni:

- PR kapcsolat (elérhetőségekkel)
- Alapvető adatok ellenőrzése a szervezetről (vezetők helyes névírása, kor, telep- és székhely címek stb. )
- A vállalat saját közleményei
- Pénzügyi információk
- Képek letöltése a cikkhez

Miért van szükség a sajtószobára?
Figyelembe véve az előbbieket, a fő érvek a következők lennének:
- Automatizálja/megkönnyítse a PR osztály munkáját (költséghatékonyobbá tegye)
- Kielégítse az újságírók szükségleteit
- Átláthatóvá és könnyen kezelhetővé tegye a médiakapcsolatokat
- Növelje a Corporate PR értékét
- Megalapozza a PR benchmarking alapokat

A sajtószoba végső célja mindenképpen az újságírók előzetes és, amennyire lehetséges, automatizált informálása lenne. Ha léteznek ilyen segédleteink, akkor nagyobb figyelmet fordíthatunk azokra az újságírókra, akik a szervezetünk nagyobb bizalmát élvezik.

Az, hogy a vállalati website-on biztosítunk adatokat az újságíróknak, ma már nem elég. Az online sajtószobához figyelemfelkeltő link kell, hogy vezessen a cég nyitóoldaláról, és a használatának is felhasználóbarát kell lennie. Magyarországon még nagyon sok website-on nem találhatóak, vagy csak 3-4 kattintásból az alapvető információk érhetőek el, illetve sokan csak újságírói kérdőívet biztosítanak.

A sajtószoba alapvető elemei

1. Elérhetőség
Könnyen megtalálható link a vállalati website nyitóoldalán az első lépés ahhoz, hogy egyáltalán az újságírók "megtaláljanak bennünket". Több olyan példát is lehet látni az itthoni piacon a top 200 vállalat körében, ahol nehéz megtalálni a sajtónak szánt részt, már ha egyáltalán létezik. A sajtószobában szükségtelen az animáció vagy flash technika. Bár a hagyományos és az online média orgánumok rendelkeznek szélessávú internetes eléréssel, az újságírók gyakran otthonról dolgoznak, ahol lehetséges, hogy csak modemmel kapcsolódnak a világhálóhoz, és az animáció lejátszásának a kivárása nem egy gyors és olcsó folyamat.

Egyértelmű link megnevezése "Sajtószoba" (vagy hasonló) és a vállalati nyitóoldalon való elhelyezése tehát, az első lépés.

2003-ban tartottam egy szemináriumot "Online public relations" címmel, ahol nemzetközi és itthoni példákra hivatkozva azt állítottam, hogy a sajtószobába csak a regisztrált felhasználókat szabad beengedni. Ez azt jelentené, hogy minden újságírónak be kellene regisztrálnia magát, ahhoz hogy a sajtószobába beléphessen. Ma már másképp gondolkodok. Szerintem a jelszavas beléptetés csak is a különleges anyagok letöltéséhez ajánlott, olyan újságíróknak, akiket ismerünk és akiknek "többlet értéket" akarunk biztosítani. Mindenki más számára a beléptetés regisztráció mentes kellene hogy legyen. Ugyanis, az újságírók (joggal) nem fogják engedni, hogy a website-on való tevékenységüket webanalitikai eszközökkel monitorozzuk, és így transzparens legyen a látogatásuk.

2. Sajtóközlemények
A sajtóközlemények oldalán az anyag címe, kelte, téma és a teljes szöveghez és háttéranyagokhoz vezető link megkönnyíti az olvasó tájékozódását. Egy-egy közlemény olvasásnál az interaktív szövegek és képek (más anyagokhoz kapcsolódó linkek) azonnali többlet információt nyújtanak.

Nem lenne szabad elfelejteni a cikkek nyomtatásának a könnyítését sem, hisz néha a sok anyag először kinyomtatásra kerül és csak utána elemezésre. Kis nyomtatási ikon mindenkinek ismerős jel arra, hogy a bonyolult oldal szövegekkel és képekkel nyomtatás előkészítésre kerül.

A sajtóközlemények oldala még inkább hasznos lehet, ha az archívumot is elhelyezzünk rá, minden régi anyaggal.

Gyakran előfordul, hogy a sajtóközlemények kiküldése után az újságírók meglátogatják a website sajtószobáját, többlet információ után kutatva. Ha ilyenkor nem találkoznak ugyanazzal a közleménnyel (amit megkaptak), akkor a bizalmuk is elvész a sajtószoba "naprakészségében". Ilyenkor szinte lehetetlen megjósolni, hogy az oldalt mikor frissítették és hogy használható-e a sajtóközlemény vagy sem. Ilyen sajtószoba nem kelt valami biztató benyomást, amit mi szeretnénk.

Ha a sajtóközleményt "csak" faxon vagy nyomtatott formába elküldjük a sajtóképviselőknek, és annak online változata nem található, akkor az a "veszély" is fennáll, hogy a cikket teljesen át fogják írni. Csatolt Word dokumentum, de inkább online változata a website-on (a sajtószobában) másolási lehetőséget nyújt és nagyobb "biztonságot", hogy a közlemény szövege nem fog változni sokat. (folyt. köv.)

(c) Copyright 2002-2004 Damjanovich Nebojsa. Minden jog fenntartva. Engedélyt adok a cikkek tartalmának reprodukálására a "Damjanovich Nebojsa, online kommunikációs tanácsadó és tréner www.damjanovich.hu" mint forrás megjelölésével. A megjelentetést, kérem, minden esetben jelezze nekem!

Nyomtatás