Damjanovich Nebojsa

online kommunikációs tanácsadó és tréner

Nyomtatható verzió vissza az oldalra

Online sajtószoba alapvető elemei 2. rész

Online PR

Megjelent a Business Class által gondozott Kommunikáció Menedzsment kiadványban.

A cikk első része itt olvasható

A cikk folytatása:

3. Kapcsolat
A kapcsolatok oldalán mindenképpen a kontaktszemélyek neve, arcképe, vállalat címe, jogosultsági körök, direkt elérései, (esetleg munkaidőn kívüli elérések mint mobil telefon vagy pager) és helyettesek szerepeljenek. Az elérési e-mail címek mint: pr@cegnev.hu vagy sajto@cegnev.hu) nem sugallnak kellő bizalmat és általános vélemény, hogy "ezektől" soha nem jönnek a válaszok.

Ha Önök azért nem teszik ki ezeket az információkat a website-ra, mert attól félnek, hogy más jellegű megkeresések jelentkezhetnek (mint pl. ügyfél panaszok), akkor emlékezzen arra, hogy a Nielsen Norman Group kutatása alapján az újságírók a kapcsolati információkat az első helyre tették a fontossági sorrendben.

4. Vállalati információk (háttér)
A "Küldetésünk", "Tevékenység", "Termékek", "Társadalmi programok" és a "Cég története" nem azok az információk, amelyeket az újságírók elsősorban keresnek. Számukra fontos adatok az alkalmazottak száma, cég létrehozásának a dátuma, éves bevételek és a kirendeltségek száma címekkel. A folytatásban lehetnek a cég küldetése és a további adatok, amelyek a website-on is találhatóak - ezeket akkor nem szükséges külön begépelni a sajtószobába, hanem csak linkkel összehozni.

A vezetőség bemutatása önéletrajzokkal és képekkel hasznos és szükséges.

5. Fényképek
Fényképekre és logókra mindig és mindenkinek van szüksége. Azonban küldés e-mailben csatolva vagy cd-n futárral nem csak, hogy nem elegáns, hanem egészen költséges és időigényes folyamat. Minden szükséges kép feltöltése, mindenféle felbontásban a képalbumba a sajtószobában sokkal elegánsabb megoldás. Az e-mail sajtóközleményben link mutathat a szükséges képanyagra, a fax közleményben elég a megjegyzésben odaírni, hogy a képek pontosan hol találhatóak a sajtószobában. Így mindenki azt és akkor töltheti le, amikor akarja. Nekünk pedig, egyszer kellett foglalkoznunk vele.

Termékfotókat és logókat feltehetjük ebbe a részbe, de össze is kapcsolhatjuk (összelinkelhetjük) a "Termékek/szolgáltatások" rovattal. Így a szükséges fotók mind a két oldalon megtalálhatóak lesznek.

6. "Rólunk írták"
Sokszor elfeledkezünk arról, hogy a vállalatról már megjelent írásokat közöljük a website-on. Pedig az az újságíró, aki dolgozik egy cikken és a sajtószobában talál írásokat egy-egy témáról, melyek segíthetik munkáját, nagyon hálás lesz ezért, és többször visszatér hozzánk.

7. Vállalati események, rendezvények
Vállalati rendezvények és a konferenciák segítenek az újságíróknak abban, hogy az adott iparágban vagy részterületen a vállalat milyen súllyal szerepel, és hol érhető el. Vállalati események pedig a vállalati identitást hoznak közelebb a sajtóképviselőkhöz. Új belépők, előléptetések vagy akár leépítések, mind-mind fontos adatok lehetnek.

8. Linkek és a további források
Ha az Ön sajtószobájában nem találnak elegendő információt, akkor az újságírók elkezdenek keresni tovább. Csakhogy akkor nem a mi adatainkból dolgozik illetve idéz, ami pontatlansághoz vezethet. Nem is beszélve arról, hogy a "második" forrás esetleg a versenytársunk "malmára hajtja a vizet".

Az egyik további forrás külső szakértő elérése lehet, akit a sajtóképviselő megkeresheti bármikor a témával kapcsolatos kérdésekkel. Nem árt ha a külső szakértő igazán "külső", és nem az egyik vállalati egység vagy társvállalkozás embere. Gyakori példa a gyógyszeriparban a kutatók és az orvosok megjelölése külső szakértőként.

Iparág hírei, szakmai fórumok és adatbázisok megjelölése (link) óriási segítség a nem gyakori internet felhasználó újságíróknak. A gyakorlottabbak úgy is a keresőket fogják használni leginkább az adatok megszerzésében (lásd 13. keresők).

Tudásadatbázisok egy újonnan megjelent további forrás. A technológiai cégek esettanulmányokat, a gyógyszeripari cégek kutatásokat, a szolgáltatók know-how tanulmányokat tesznek fel ilyen adatbázisokba. A média ezekből az adatokból szemlézve további háttérinformációkhoz juthat.

A további vállalat egységei, a vállalat partner és beszállító listája, együttműködő, hivatalos és non-profit szervezetek további források, melyek szerepelhetnek a sajtószobában .

9. Díjak és elismerések
A különböző eseményeken elnyert díjak és elismerések szakmai elismerést bizonyítanak és bizalomépítő jelleggel bírnak.

10. Beszédek
A sajtószobában megtalálható vezérigazgatói beszédek (legalább) audió formátumban a sajtót interjú előtti felkészülésben segítenek. Készítse fel az olvasót arra, hogy milyen audió olvasóval lehetséges a dokumentumokat használni, illetve hogyan juthat a szükséges szoftverhez. Az ábécé egyszerűséggel leírt használati utasítás biztosíték, hogy többen fogják használni a szolgáltatást.

11. Termékek/szolgáltatások
Új termékek/szolgáltatások, frissítések, visszavonások, esettanulmányok, fogyasztói tanúsítványok, hang- és videóanyagok illetve mediakit azok az anyagok, melyek a legrészletesebben bemutatják a vállalat termékeit/szolgáltatásait. Néhány adatot össze lehet linkelni a website-on található általános adatokkal, de többségüknek nincs értéke az egyszerű website látogatónak, csak az újságírónak. Ezért a részletes adatok szerepeljenek a sajtószobában, inkább minthogy az újságíró más, nem hivatalos forrásból szedné össze ezeket az adatokat.

12. További információ igénylés
Elsősorban a kapcsolatok oldalán lehessen tájékozódni arról, hogy kit is kell keresni az adott témában, ha további információra lenne szükség. Az újságíróknak továbbá fel lehet ajánlani, hogy a jövőben automatikusan értesüljenek minden eseményről a vállalattal kapcsolatban úgy, hogy feliratkoznak az őket érdeklő e-mail listára. Az e-mail listák lehetnek: sajtótájékoztatókra való meghívás, sajtóközlemények, esemény beharangozása vagy follow-up üzenetek az esemény után.

13. Keresők (belső, külső)
"Keresés a legjobb lehetőség ahhoz, hogy tanuljunk a website látogatótól és egyben irányítsunk őt!" - Matthew Berk, Jupiter Research.
A belső keresők használata a sajtószobában nagyszerű szolgáltatás az információkra éhes újságírónak, és segítség a sajtóképviselő gyorsabb navigálásában. Ilyen fajta információ megszerzése a sürgősségi fajtába esik, amikor a sajtóképviselőnek nincs ideje ismerkedni a rendszerünkkel, hanem a keresőt megtalálva tudatosan elkezd kutatni. A találati oldalon pedig gyorsan ki lehet választani a megfelelő dokumentumot. Ezzel a módszerrel a szükséges anyagok megszerzése néhány másodpercet igényel - az újságíró ezután azonnal tudja, hogy a sajtószoba "segíthet" neki vagy sem. Érdeklődők figyelem: a belső keresőnek felhasználóbarátnak kell lennie. Nem elég, hogy a vállalati informatikus el tudjon igazodni benne.

A külső keresők használata már egy magasabb fokú sajtó-kiszolgálást jelent és csak azoknak ajánlom, akiknek a website-juk illetve a sajtószobájuk optimalizálva van keresőeszközökre. A helyes használata további bizalomépítéssel jár, mert a sok vállalattal kapcsolatos találat egy nemzetközi keresőben sok munkát igényel.

14. Segítség
A segítségnyújtás legismertebb fajtája a "Gyakran feltett kérdések és a válaszok" oldal, aminek a sajtószobában is helye van. Itt minden bizonnyal az oldalak használatával kapcsolatos információkat a lehető legegyszerűbben el kell tudni magyarázni. Az interaktív segítség azt jelenti, hogy a magyarázás közben linkek használatával azonnali továbblépést ajánljuk fel, mely megkönnyíti az olvasó tájékozódását.
A jó strukturált és felhasználóbarát  "segítség" oldal nélkül kudarcba fulladhat a "Sajtószoba" használata. Minden sajtószobában oldalon szerepeljen!

A kutatások alapján azt lehet látni, hogy a sajtószobát leginkább a légitársaságok, hardware/software gyártók, gyógyszeripar, telekom, vegyi- és a média ipar használják komplexebb módon.

Hazánkban példát mutatóak lehetnek a következő website-ok sajtószobái: matav.hu, gsk.hu, richter.hu, pg.hu, mol.hu, pannongsm.hu.

Források:
Designing Websites to Maximize Press Relations: http://www.nngroup.com/reports/pr/
Internet / New Technology: http://www.instituteforpr.com
Media Relations: Online/traditional: http://www.online-pr.com
Ki mozdul elsőnek? : http://www.kreativ.hu/cikk.php?id=9967
PR on Websites: Increasing Usability: http://www.useit.com/alertbox/20030310.html
Media Relations: http://aboutpublicrelations.net
The Future of PR: http://onlinepressroom.net/vocus/
Online Public Relations Thoughts: http://online-pr.blogspot.com/
Topics in Public Relations: http://www.clickz.com/
Píár, simli, tisztesség: http://www.mprsz.hu 

Vizsgált sajtószobák:
Matáv sajtószoba: http://www.sajtoszoba.matav.hu/
GSK sajtószoba: http://www.gsk.hu
Richter befektetői és sajtószoba: http://www.richter.hu
Procter & Gamble sajtószoba: http://www.pg.hu
MOL médiaszoba: http://www.mol.hu
Pannon GSM sajtószoba: http://www.pgsm.hu/sajtoszoba

(c) Copyright 2002-2004 Damjanovich Nebojsa. Minden jog fenntartva. Engedélyt adok a cikkek tartalmának reprodukálására a "Damjanovich Nebojsa, online kommunikációs tanácsadó és tréner www.damjanovich.hu" mint forrás megjelölésével. A megjelentetést, kérem, minden esetben jelezze nekem!